“ระบบจัดการแอดมิน” ตัวช่วยสำคัญเมื่องานแอดมินไม่ได้มีแค่ตอบแชท

                ในยุคนี้เมื่อพูดถึงงานแอดมิน คนส่วนใหญ่ก็คงนึกถึงตำแหน่งงานที่มีหน้าที่ตอบแชทลูกค้าเป็นหลัก เป็นงานง่ายๆ ที่ใครก็ทำได้ ไม่จำเป็นต้องมีผู้ช่วย หรือเครื่องมืออะไรเป็นพิเสษ แต่ความจริงแล้วตำแหน่งนี้มีขอบเขตการทำงานที่ครอบคลุมมากกว่านั้น จำเป็นต้องใช้ทักษะหลากหลายด้าน และถ้าต้องการให้งานออกมามีประสิทธิภาพมากที่สุด ก็จำเป็นต้องมี “ระบบจัดการแอดมิน” เป็นตัวช่วยสำคัญ

                จริงๆ แล้วงานแอดมินคืออะไร และระบบจัดการแอดมินสำคัญแค่ไหน ชวนมาหาคำตอบไปพร้อมบทความนี้

รู้จักงานแอดมิน

                แอดมิน (Admin) ย่อมาจาก Administrative เป็นตำแหน่งงานด้านการบริการที่ทำหน้าที่เป็นฟันเฟืองหลักในการขับเคลื่อนงานของแผนกต่างๆ และเป็นตัวกลางที่เชื่อมต่อส่วนต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กรให้ทำงานประสานกันอย่างราบรื่น ดังนั้นจึงมีอยู่ในแทบทุกแผนก เช่น Sales Admin (แอดมินประจำแผนกขาย) Social Media Admin (แอดมินประจำแผนกโซเชียลมีเดียขององค์กร) HR Admin (แอดมินประจำแผนกทรัพยากรบุคคล) เป็นต้น

                ขอบเขตงานแอดมินจึงไม่ได้มีแค่ตอบแชทลูกค้าอย่างที่หลายคนเข้าใจ เพราะยังครอบคลุมไปถึงงานอื่นอีกมาก เช่น งานด้านเอกสาร งานบัญชี งานการเงิน งานบริหารความพึงพอใจลูกค้า งานดูแลบุคลากรภายในและภายนอกองค์กร การประสานงาน การนัดหมาย การเจรจาต่อรอง การสื่อสาร การสืบค้นข้อมูล ฯลฯ จึงนับว่าเป็นตำแหน่งงานสำคัญที่องค์กรขาดไม่ได้ และต้องให้ความสำคัญไม่แพ้ตำแหน่งงานอื่น

ระบบจัดการแอดมินคืออะไร สำคัญอย่างไรกับงานแอดมิน

            จะเห็นได้ว่างานของแอดมินนั้นค่อนข้างหลากหลาย หรือที่เรียกกันว่า Multi-Skills ในหนึ่งวันต้องทำหลายอย่าง และต้องทำต่อเนื่องกันเป็นเวลานาน หากเกิดการติดขัด หรือผิดพลาดเพียงเล็กน้อย ก็จะส่งผลกระทบเป็นวงกว้างต่อตำแหน่งงานอื่น แต่สิ่งที่องค์กรต้องไม่ลืมคือ แอดมินเป็นเพียงคนทำงานคนหนึ่ง หากได้รับผลกระทบบางอย่าง ไม่ว่าจะเป็นอาการเจ็บป่วย ความเครียด หรือภาระงานที่หนักเกินไป ก็สามารถทำให้งานล่าช้า หรือเกิดข้อผิดพลาดขึ้นได้ตลอดเวลา ซึ่งถ้าองค์กรปล่อยให้เหตุการณ์เหล่านี้เกิดขึ้น คงไม่ดีแน่

                ดังนั้นถ้าอยากให้งานในส่วนของแอดมินออกมามีประสิทธิภาพมากที่สุด และทำให้ส่วนต่างๆ ขององค์กรทำงานต่อไปได้อย่างราบรื่น องค์กรควรนำ “ระบบจัดการแอดมิน” มาช่วยแบ่งเบาภาระงาน และเสริมการทำงานของเหล่าแอดมินให้แข็งแกร่ง

                ทั้งนี้ ระบบจัดการแอดมิน เป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ ที่ช่วยบริหารจัดการข้อมูลจำนวนมหาศาล ที่เกี่ยวข้องกับงานของแอดมินให้เป็นระบบระเบียบ เพื่อให้แอดมินสามารถบันทึก จัดเก็บ เรียกดู และส่งต่อข้อมูลสำคัญได้อย่างถูกต้อง เหมาะสมนั่นเอง

ระบบจัดการแอดมินยอดนิยม BAMS

                หนึ่งในระบบจัดการแอดมินที่ได้รับความนิยมอยู่ในตอนนี้ ได้แก่ Business Activity Management System (BAMS) ซึ่งเป็นระบบบริหารจัดการและติดตามงานแอดมินแบบเรียลไทม์ เพราะช่วยให้แอดมินอัปเดตข้อมูลการทำงานร่วมกันแผนกอื่นๆ ได้ทันต่อเหตุการณ์ ไม่ล่าช้า

แต่แน่นอนว่า ระบบจัดการแอดมิน BAMS ไม่ได้มีข้อดีเพียงเท่านี้ เพราะยังมีความพิเศษอีกมาก ที่รับรองว่าเมื่อรู้แล้ว แอดมินและองค์กรต่างๆ สนใจใช้งาน เช่น

• ช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษ และลดค่าใช้จ่าย
• ช่วยประหยัดเวลา และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้แอดมิน รวมถึงตำแหน่งงานอื่นที่เกี่ยวข้อง
• ช่วยให้ผู้บริหารติดตามทุกความเคลื่อนไหวของงานแอดมินได้สะดวกมากขึ้น และนำข้อมูลเหล่านั้นไปวางแผนงานใหม่เพิ่มเติมได้
• ใช้งานได้ทุกแพลตฟอร์ม เพราะจัดเก็บฐานข้อมูลไว้บน Cloud แค่มีอินเทอร์เน็ตก็ใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลา
• องค์กรหรือผู้ใช้งานสามารถปรับแต่งฟังก์ชั่นการใช้งานได้ตามความต้องการ เพราะมีตัวเลือกแบบจัดเต็ม เช่น ระบบบันทึกเวลาเข้า – ออกงาน บันทึกรายการสิ่งที่ต้องทำ รายละเอียดฐานข้อมูลลูกค้า ระบบออกใบเสนอราคา เป็นต้น